Мобильный офис – это словосочетание сегодня у многих на слуху. За ним стоит принципиально новый подход к оборудованию рабочих мест, позволяющий сотрудникам перемещаться с места на место, а компании – оптимизировать рабочее пространство

Преимущества

Фирма, которая приобрела оборудование для мобильного офиса, может безболезненно переезжать в другое помещение и пересаживать сотрудников из одной комнаты в другую. Она не привязана к проводам и розеткам. Ей не понадобится большегрузный транспорт и рота дюжих молодцов, чтобы перемещать громоздкое оборудование. Сотрудники мобильного офиса не должны все время сидеть на одном месте, чтобы пользоваться компьютером и телефоном. Они получают постоянный доступ к данным даже вне стен компании. В первую очередь такую возможность дают мобильные рабочие компьютеры, то есть ноутбуки.

– Мобильный офис – это возможность оптимизировать рабочие места и унифицировать компьютерный парк компании. При этом сотрудники обретают большую маневренность. Например, у них нет необходимости скачивать информацию или переносить ее на накопителях перед встречей вне офиса – каждый может просто взять с собой рабочий ноутбук, – говорит Дмитрий Абрамов, директор по маркетингу компании iRU, российского производителя переносных компьютеров. – Достигается максимальная оптимизация рабочего пространства. Использование ноутбуков одной модели позволяет применять одни и те же способы настройки для всех сотрудников, что существенно упрощает работу технических специалистов. Благодаря унификации компьютерного парка можно в случае появления каких-то неполадок ликвидировать их по одной и той же схеме, что значительно сокращает время устранения неисправности. Это позволяет сократить службу технической поддержки до двух-трех человек (один системный администратор и один-два технических специалиста), что дает ежемесячную экономию.

Профессионалы подтверждают

Компания Intel провела исследование среди своих служащих, которое выявило реальные преимущества мобильного офиса по сравнению с традиционными способами организации труда. Более чем ста сотрудникам были выданы ноутбуки с платформой Intel Centrino. Через полгода работы руководство корпорации провело среди них опрос. Экономия рабочего времени за счет применения мобильных компьютеров у каждого из респондентов составила примерно 2,5 часа в неделю, то есть более 5% рабочего времени. Они отметили, что ноутбуки позволили им меньше полагаться на другие беспроводные приборы – например, наладонники и сотовые телефоны – и хранить всю информацию в одном месте. Скорость выполнения конкретных задач благодаря новейшему оборудованию возросла на 37%. Сотрудники чувствовали себя более свободно, не будучи привязаны к конкретному месту, и в то же время могли контролировать свою работу каждую минуту. Появилась возможность использовать для работы время, которое раньше просто терялось – часы ожидания, время в дороге, – и освободить дневные часы для встреч. Время переговоров тоже сократилось, поскольку многие документы работники Intel смогли готовить и редактировать прямо в офисе клиента. К концу эксперимента время работы в офисе сократилось более чем в 5 раз. Часть работы за компьютером респонденты стали выполнять дома, часть – у клиентов.

Что почем

Независимый эксперт, автор многих статей о мобильных технологиях Олег Нечай в специальном исследовании советует приобретать для мобильного офиса ноутбуки бизнес-класса весом от 1,8 до 2,6 кг, оснащенные встроенным жестким диском и оптическим накопителем. Объем винчестера современного ноутбука – не меньше 20 Гбайт, и этого вполне хватает для работы. В качестве оптического накопителя наилучшим решением будет комбипривод, то есть гибрид DVD/CD-RW. Лучшая платформа для ноутбука бизнес-класса – Intel Centrino, второе место делят Pentium 4-M и Pentium III-M, а на третьем – менее распространенная Athlon XP. Нормальный для мобильного офиса размер экранов ноутбука – 14-15”. Практически для всех видов офисных работ достаточно разрешения экрана 1024х768 точек, и гнаться за более высокими показателями в ущерб экономичности не стоит. Аккумуляторные батареи современных ноутбуков можно перезаряжать, не дожидаясь полной разрядки. Реальный срок их службы – около года. По словам Дмитрия Абрамова, регулярные модернизации мобильному компьютерному парку не нужны. Однако серьезные производители и их сервисные центры предусматривают и такую возможность.

По данным Олега Нечая, цена за один ноутбук бизнес-класса колеблется от $1600 до $3500 и выше. Однако тесты, проведенные iRU, показали, что для работы с офисными приложениями хватает ресурсов даже недорогих моделей, стоимость которых – $730 – не превышает затрат на обычный персональный компьютер.

Невидимые сети

Для того чтобы офис был по-настоящему мобильным, нужны беспроводные сети (WLAN). К ним можно подключить любую технику, от обычных персональных компьютеров до наладонников, и, конечно, ноутбуки. Беспроводные сети обеспечивают сотрудникам постоянный доступ в Интернет вне зависимости от того, где они находятся. Наиболее удобный и распространенный стандарт мобильных сетей – 802.11, более известный как Wi-Fi.

– Стандарт Wi-Fi существенно упрощает настройку локальной сети и ее поддержание в рабочем состоянии, – считает Дмитрий Абрамов. – Резко возрастает защищенность корпоративной сети от взлома. Одновременно с этим можно ускорить темпы монтажа переговорной и презентационной комнат, поскольку отпадает необходимость прокладывать кабели для демонстрационного оборудования. Облегчается проведение совещаний, поскольку каждый сотрудник может открыть необходимый документ. Возможна организация видеоконференций непосредственно с рабочих мест, что экономит время.

Почти две трети западных компаний, которые участвовали в опросе исследовательской и консалтинговой компании IDC относительно WLAN, заявили, что уже установили у себя беспроводные сети или сделают это в ближайшие полгода. По данным IDC, активнее других о необходимости WLAN говорят производственные компании, медицинские учреждения, склады, а также организации всех отраслей, занимающие большие помещения. Не менее актуальны мобильные технологии для компаний, чьи сотрудники большую часть времени проводят вне офиса. Большинство респондентов IDC заявили, что их беспроводные сети должны не просто обеспечивать связь между сотрудниками, но и поддерживать сложные приложения: CRM (управление отношениями с клиентами), SFA (автоматизация работы продавцов), ERP (планирование ресурсов предприятия) и отраслевые программные решения.

Информационная защита

Одной из важнейших задач для мобильного офиса становится обеспечение информационной безопасности. Для этого придется вложить средства в специальные MDM-решения (управление мобильными устройствами) и программы. MDM проводит дистанционную диагностику и мониторинг состояния программных и аппаратных средств, отвечает за одновременное обновление софта на всех мобильных рабочих компьютерах, управляет антивирусными программами и поддерживает общую работоспособность мобильной информационной системы.

В России уже есть по крайней мере одно проверенное решение, которое позволяет использовать переносной компьютер как полноценное защищенное рабочее место, подключенное к корпоративной информационной системе. Компания ИВК, один из российских производителей компьютеров, системообразующего программного обеспечения и средств защиты информации, создала комплекс «ИВК Юпитер V.5» на платформе Microsoft.NET. Эта разработка гарантирует доставку информации по любым каналам связи, соблюдение регламентов обработки информации, контроль целостности и подлинности программного обеспечения, унифицированный доступ к разнородным данным, безопасное хранение данных в узлах WLAN и удаленное администрирование мобильных рабочих мест. На всех этапах логической обработки, хранения и передачи данные защищены. Система сертифицирована Гостехкомиссией – это свидетельство ее соответствия высоким стандартам безопасности. Первое успешное внедрение «ИВК Юпитер» было в Госгортехнадзоре России – организации, где требования к защите информации столь же высоки, сколь невелик IT-бюджет.

Будущее доступно

Ведущие мировые IT-компании создают специальные решения в области мобильного офиса для малого и среднего бизнеса. Так, SAP и Hewlett-Packard недавно объявили о старте совместной программы «Мобилизация 2005». Она включает программно-аппаратный комплекс на базе разработок двух компаний с учетом особенностей малого и среднего бизнеса. Комплект из системы SAP Business One, сервера HP ProLiant ML 150 G2, полнофункциональных точек беспроводного доступа, ноутбуков HP Compaq nx6110 и пакета услуг технической поддержки обойдется российской компании в 339 тыс. руб. Авторы программы, ссылаясь на аналитиков, заявляют, что цена оборудования и программ составляет лишь 10% стоимости решения, а 90% пойдет на обслуживание, ремонт, модернизацию и т. п. Комплекс доступен в России с марта 2005, и первые заказчики уже есть.

Информация предоставлена Свой Бизнес. Адрес этой статьи на сайте http://www.mybiz.ru/index.php?page=1473" Свой Бизнес

Вернуться к списку "Выбор офиса"